Nomination ou renouvellement de "dirigeants effectifs"

Vous avez été nommé "dirigeant effectif" :

  • d'un établissement de crédit ;

  • d’une société de financement ;

  • d'une entreprise d'investissement autre qu’une société de gestion de portefeuille ;

  • d’un établissement de paiement ;

  • d’un établissement de monnaie électronique ;

ou

vous êtes renouvelé dans ces fonctions au sein :

  • d'un établissement de crédit ;

  • d’une société de financement ;

  • d'une entreprise d'investissement autre qu’une société de gestion de portefeuille.

votre nomination ou votre renouvellement doit être ratifié par l'Autorité compétente (ACPR ou Banque Centrale Européenne - BCE pour les établissements de crédit figurant sur la liste des établissements de crédit important placés sous sa supervision directe).

Ces règles sont applicables également aux compagnies financières holding, aux compagnies financières holding mixtes ainsi qu’aux sociétés mères de sociétés de financement.

Réglementation applicable

Obligation de déclaration lors d’une nomination ou d’un renouvellement

Lors de la nomination ou du renouvellement d’une personne appelée à assurer la direction effective de l’activité de l’établissement, celui-ci notifie cette désignation à l’ACPR, en l’accompagnant de tous les éléments permettant à cette dernière d'apprécier l'honorabilité, les connaissances, les compétences et l'expérience de la personne concernée ainsi que sa disponibilité.

Par ailleurs, les établissements de crédit, les sociétés de financement et les entreprises d’investissement autres qu’une société de gestion de portefeuille qui publient leurs résolutions au Bulletin des annonces légales obligatoires peuvent saisir l’ACPR pour avis de toute proposition de nomination ou de renouvellement de leurs dirigeants.

La fonction de dirigeant effectif est incompatible avec les condamnations énumérées par l'article L.500-1 du code monétaire et financier. Les dirigeants qui font l'objet de l'une de ces condamnations doivent cesser leur activité dans un délai d'un mois à compter de la date à laquelle la décision de justice est devenue définitive. Le fait pour une personne de ne pas faire l’objet de l’incapacité prévue à cet article ne préjuge pas de l’appréciation, par l’autorité compétente (ACPR ou BCE), du respect de la condition d’honorabilité nécessaire à l’exercice de la direction effective d’un établissement.

Règles à respecter en permanence

L'établissement doit s'assurer que :

  • les personnes qui assurent la direction effective de l'activité de l'établissement sont, au moins, au nombre de deux ;

  • la nature et le périmètre des fonctions exercées par chaque dirigeant effectif lui permettent d'avoir une vue complète et approfondie de l'ensemble de l'activité et des risques ;

  • ses dirigeants effectifs respectent, à tout moment, les exigences réglementaires qui leur sont applicables.

Critères d'examen des nominations et renouvellements

La réglementation impose l'appréciation de plusieurs critères.

Le nombre de "dirigeants effectifs"

Les établissements susmentionnés doivent être dirigés par au moins deux dirigeants effectifs sauf, éventuellement sous certaines conditions, liées à notamment la taille, des entreprises d’investissement.

La fonction de dirigeant effectif est exercée dans une société anonyme à conseil d’administration par le directeur général et le ou les directeurs généraux délégués. Si la situation particulière d’un établissement faisait obstacle à la désignation d’un directeur général délégué, il conviendrait d’en donner les raisons à l’ACPR et de désigner comme deuxième dirigeant effectif un cadre dirigeant qui devra disposer des pouvoirs nécessaires, attribués par le conseil d’administration, à l’exercice d’une direction effective de l’activité de l’établissement. Dans une société anonyme à conseil de surveillance, la fonction de dirigeant effectif est exercée par tous les membres du directoire. Dans les autres formes de sociétés, elle est exercée par les personnes exerçant des fonctions équivalentes à celle des dirigeants effectifs précités des sociétés anonymes.

Le champ des pouvoirs des dirigeants effectifs

Les établissements supervisés doivent veiller à ce que leur dispositif de gouvernance distingue très clairement les fonctions de surveillance de celles de direction effective afin de favoriser, par la séparation de ces fonctions, une gestion saine et efficace des risques.

Dans ce contexte, les dirigeants effectifs doivent s’engager activement dans la gestion de l’ensemble des activités, des risques et des ressources de l’établissement. De même, les dirigeants effectifs qui ne seraient pas mandataires sociaux doivent se voir conférer par l’organe de surveillance un périmètre de pouvoirs suffisamment large "équivalent" à celui des mandataires sociaux.

À cet égard, afin d’assurer en toute circonstance la continuité de la direction effective de l’établissement, chaque dirigeant effectif doit pouvoir prendre toutes les décisions nécessaires en cas d’absence ou d’empêchement de l’un d’entre eux.

Par ailleurs, les cas de cumul des fonctions de directeur général et de président du conseil d’administration d’un établissement de crédit, d’une société de financement ou d’une entreprise d’investissement autre qu’une société de gestion de portefeuille, doivent rester exceptionnels. En effet, le président du conseil d’administration, chargé de diriger les travaux du conseil, se voit confier une responsabilité accrue dans ses fonctions de surveillance qui, sauf dans les cas où il est expressément autorisé par l’Autorité compétente à cumuler ses fonctions avec celles de directeur général, excluent qu’il puisse assumer en outre le rôle rempli par l’une des personnes effectuant les tâches qu’il doit surveiller. Les établissements qui souhaitent solliciter une dérogation à ce principe doivent soumettre à l’ACPR une demande dûment justifiée qui sera examinée, sur la base, notamment, des critères de taille, de nature des activités, de présence à l’international et relatifs à l’actionnariat, par le collège de l’Autorité compétente.

Honorabilité, connaissances, compétence et expérience

Les personnes qui assurent la direction effective de l’entreprise disposent, à tout moment, de l’honorabilité, des connaissances, des compétences et de l’expérience nécessaires à l’exercice de leurs fonctions. De plus, les membres du directoire ou toutes les personnes qui assurent la direction effective de l’activité de l’entreprise disposent collectivement des connaissances, des compétences et de l’expérience nécessaires à la compréhension de l’ensemble des activités de l’établissement, y compris les principaux risques y afférents.

Enfin, chaque dirigeant doit faire preuve d’une honnêteté, ainsi que d’une intégrité et d’une indépendance d’esprit lui permettant de diriger de manière saine et prudente l’établissement. Tout risque de conflit d’intérêt devra être précisément identifié et encadré par des mesures de prévention adéquates.

La disponibilité des dirigeants effectifs

Tout dirigeant effectif doit consacrer un temps suffisant à l’exercice de ses fonctions au sein de l’établissement.

La disponibilité des dirigeants effectifs est appréciée au regard des activités de l'établissement. Cela étant, pour son appréciation, l’Autorité compétente doit disposer d’une information exhaustive sur l’ensemble des mandats et des fonctions professionnelles, y compris salariées, occupant la majeure partie du temps des dirigeants effectifs.

Les dirigeants effectifs exerçant des fonctions de direction ou de surveillance dans d'autres établissements ou sociétés commerciales, doivent indiquer le mode d'organisation retenu pour assumer pleinement leurs responsabilités. À cet égard, des précisions sur la répartition du temps consacré à chacun des mandats ou fonctions exercés sont attendues.

Par ailleurs, des règles de cumul de mandats s’appliquent dès lors que le total de bilan, social ou consolidé, de l’établissement supervisé est supérieur à 15 milliards d’euros ou dès lors que l’établissement revêt une importance significative en considération de son organisation interne ou de la nature, de l’échelle et de la complexité de ses activités.

Les dirigeants doivent résider à proximité du siège principal d'activité. Pour les petites structures dépendant d'un groupe bancaire, si l'un des dirigeants ne réside pas localement il doit appartenir à la même ligne de métier ou être responsable géographique de la zone dans laquelle est située l’entité et s’y rendre régulièrement.

En matière de cumul des mandats, les dirigeants d’un établissement de paiement ou de monnaie électronique sont soumis au droit commun du code de commerce.

Procédure

Notification

Les établissements de crédit, les sociétés de financement, les entreprises d'investissement autres que les sociétés de gestion de portefeuille, les établissements de paiement ou de monnaie électronique doivent notifier à l’ACPR les nominations et les renouvellements de leurs dirigeants effectifs.

  • Les établissements de crédit sous supervision directe de la BCE doivent compléter leurs dossiers directement dans les formulaires en ligne sur le portail de la BCE (Banking supervision portal).

  • Tous les autres établissements doivent compléter leurs dossiers directement dans les formulaires en ligne sur le portail de l'ACPR (plus d'informations sur la page Portail ACPR).

Les notifications concernant les nominations ou les renouvellements de dirigeants effectifs d’établissements affiliés à un organe central sont effectuées par ce dernier.

La notification est effectuée dans les 15 jours suivant la nomination ou le renouvellement pour un établissement de crédit, une société de financement, une entreprise d’investissement autre qu’une société de gestion de portefeuille, une compagnie financière holding, une compagnie financière holding mixte ou une société mère de société de financement et dans les 5 jours ouvrés pour un établissement de paiement ou de monnaie électronique.

Examen par l'ACPR

Après réception du dossier, les services de l’ACPR, pourront être amenés à demander aux établissements déclarants des précisions ou des documents complémentaires.

Le dossier sera soumis à la décision de l’autorité compétente (ACPR ou BCE, selon les cas) et par la suite la décision prise sera notifiée. Si l’autorité envisage de s’opposer à une désignation ou un renouvellement, une procédure contradictoire préalable est mise en œuvre selon les modalités prévues par les textes applicables afin que l’établissement et la personne physique concernée puissent présenter leurs observations.

Délai d'instruction

Le délai d’instruction est de deux mois à compter de la réception du dossier complet. Pour les établissements prestataires de services d’investissement, ce délai est porté à trois mois, l’Autorité des marchés financiers (AMF) disposant d’un mois pour procéder à sa propre instruction.

Nomination ou renouvellement de membres d’un organe de surveillance

(Conseil d’administration, conseil de surveillance ou organe exerçant des fonctions de surveillance équivalentes)

Doivent notifier à l’ACPR la nomination ou le renouvellement des membres de leurs organes de surveillance :

  • les établissements de crédit ;

  • les sociétés de financement ;

  • les entreprises d'investissement autres que les sociétés de gestion de portefeuille.

En cas de renouvellement, s’il n’est pas intervenu de changement depuis la précédente nomination qui soit de nature à remettre en cause l’honorabilité, la compétence, ainsi que la disponibilité et, le cas échéant, le respect des règles relatives au cumul des mandats et aux conflits d’intérêts, l’établissement supervisé complète le formulaire simplifié en ligne sur le portail Autorisations de l'ACPR.

Les nominations ou renouvellements doivent être ratifiés par l'ACPR, ou la BCE pour les établissements de crédit figurant sur la liste des institutions importantes placées sous sa supervision directe. A noter, toutefois que, en cas de déclaration de l’absence de changement lors du renouvellement, notifiée à l’ACPR, la non-opposition de celle-ci est présumée acquise dès la réception de la notification.

La nomination ou le renouvellement des membres des organes sociaux des compagnies financières holding, des compagnies financières holding mixtes ainsi que des sociétés mères de sociétés de financement ne fait pas l’objet d’une notification à l’ACPR. L’ACPR peut toutefois s’opposer à la poursuite de leur mandat lorsqu’ils ne remplissent plus les conditions de compétence et d’honorabilité qui s’imposent à eux.

Réglementation applicable

Obligation de notification lors d'une nomination ou d’un renouvellement

Lors de la nomination ou du renouvellement d’un membre de l’organe de surveillance d’un établissement de crédit, d’une société de financement et d’une entreprise d’investissement autre qu’une société de gestion de portefeuille, l’entreprise notifie à l’ACPR cette désignation, en l’accompagnant de tous les éléments permettant à cette dernière d'apprécier l'honorabilité, les connaissances, les compétences et l'expérience de la personne concernée ainsi que sa disponibilité.

En cas de renouvellement, s’il n’est pas intervenu depuis la précédente nomination de changement impactant l'évaluation de l'aptitude du membre à exercer son mandat dans l'établissement, la lettre de notification à l’ACPR doit être accompagnée d’une copie de la pièce d’identité de la personne ayant fait l’objet du renouvellement et une copie certifiée conforme du procès-verbal de la séance de l’organe comportant la décision de renouveler le mandat de celle-ci.

Par ailleurs, les établissements de crédit, les sociétés de financement et les entreprises d’investissement autres que les sociétés de gestion de portefeuille qui publient leurs résolutions au Bulletin des annonces légales obligatoires peuvent saisir l’ACPR pour avis de toute proposition de nomination ou de renouvellement des membres de leur conseil d’administration, directoire et conseil de surveillance.

La fonction de membre d’un organe de surveillance est incompatible avec les condamnations définitives énumérées au II de l'article L.500-1 du code monétaire et financier. Les membres d’un organe de surveillance qui font l'objet de l'une de ces condamnations doivent cesser leur activité dans un délai d'un mois à compter de la date à laquelle la décision de justice est devenue définitive.

Critères d'examen des nominations et renouvellements

L’appréciation de l'ACPR ou de la BCE repose sur plusieurs critères.

L’indépendance de l’organe de surveillance vis-à-vis de la direction effective

Afin de garantir l’efficacité de la surveillance de la gestion de l’entreprise, les cas de cumul des fonctions de directeur général et de président du conseil d’administration d’un établissement de crédit, d’une société de financement ou d’une entreprise d’investissement autre qu’une société de gestion de portefeuille, doivent rester exceptionnels.

En effet, le président du conseil d’administration, chargé de diriger les travaux du conseil, se voit confier une responsabilité accrue dans ses fonctions de surveillance qui, sauf dans les cas où il est expressément autorisé par l’Autorité compétente à cumuler ses fonctions avec celles de directeur général, excluent qu’il puisse assumer en outre le rôle rempli par l’une des personnes effectuant les tâches qu’il doit surveiller.

Les entreprises qui souhaitent solliciter une dérogation à ce principe doivent soumettre à l’ACPR une demande dûment justifiée qui sera examinée, sur la base, notamment, des critères de taille, de nature des activités, de présence à l’international et relatifs à l’actionnariat, par le collège de l’Autorité compétente.

Honorabilité, connaissances, compétence et expérience

Les membres du conseil d’administration, du conseil de surveillance ou de tout autre organe exerçant des fonctions de surveillance équivalentes d’un établissement de crédit, d’une société de financement ou d’une entreprise d’investissement autre qu’une société de gestion de portefeuille disposent à tout moment de l’honorabilité, des connaissances, des compétences et de l’expérience nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.

De plus, ils disposent collectivement des connaissances, des compétences et de l’expérience nécessaires en matière de marchés bancaires et financiers, d’exigences légales et réglementaires applicables à l’entreprise, de son système de gouvernance, dont le contrôle interne, de planification stratégique et de sa mise en œuvre, de gestion des risques, d’information comptable et financière.

Chaque membre de l’organe de surveillance de tout établissement doit faire preuve d’une honnêteté, d’une intégrité et d’une indépendance d’esprit qui lui permettent d’évaluer et, si nécessaire, de critiquer efficacement les décisions prises en matière de gestion, ainsi que d’assurer la surveillance et le suivi effectif de ces décisions ou des mesures correctrices demandées. À cet égard, tout risque de conflit d’intérêt devra être précisément notifié et encadré.        

La disponibilité des membres des organes sociaux

Tout membre de l’organe de surveillance doit consacrer un temps suffisant à l’exercice de ses fonctions au sein de cet organe.

La disponibilité d’un membre de l’organe de surveillance est appréciée au regard de la taille et de la complexité des activités de l'établissement.

De plus, pour son appréciation, l’Autorité compétente doit disposer d’une information exhaustive sur l’ensemble des mandats concernant des fonctions de direction ou de surveillance exercés dans d’autres entités et des fonctions professionnelles, dont les fonctions salariées y compris dans l’entreprise, les mandats électifs ou détenus dans des associations de toute nature, et qui occupent la majeure partie du temps des membres de l’organe de surveillance. À cet égard, des précisions sur la répartition du temps consacré à chacun des mandats et ou fonctions exercés sont attendues.

Par ailleurs, des règles de cumul de mandats s’appliquent dès lors que le total de bilan, social ou consolidé, de l’établissement assujetti est supérieur à 15 milliards d’euros ou dès lors que l’établissement revêt une importance significative en considération de son organisation interne ou de la nature, de l’échelle et de la complexité de ses activités.

En matière de cumul des mandats, les membres d’un organe de surveillance d’un établissement de paiement ou de monnaie électronique sont soumis au droit commun du code de commerce.

Le guide relatif à l’évaluation de l’honorabilité et de la compétence des dirigeants et des membres des organes sociaux est mis à disposition sur le site internet de la BCE.

Procédure

Notification

Les établissements de crédit, les sociétés de financement et les entreprises d'investissement doivent notifier à l’ACPR :

  1. les nominations ou renouvellements des membres de leur organe social (en application du décret n° 2016-1560 du 18 novembre 2016, en cas de changement intervenu depuis la précédente nomination de la personne)
          • en complétant directement les formulaires en ligne sur le portail de la BCE, pour les établissements de crédit sous sa supervision directe (significant institutions)
          • en complétant directement les formulaires en ligne sur le portail de l'ACPR, pour tous les autres établissements (plus d'informations sur la page Portail ACPR).

  2. les renouvellements des membres de leur organe social en complétant le formulaire simplifié en ligne sur le portail Autorisations de l'ACPR (en application du décret n° 2016-1560 du 18 novembre 2016, en cas d’absence de changement depuis la précédente nomination de la personne, pouvant impacter l'évaluation de l'aptitude du membre à exercer son mandat dans l'établissement).
    Cette notification concerne tous les établissements, y compris les établissements de crédit sous supervision directe de la BCE.

Les notifications concernant les nominations ou les renouvellements de membres d’organes de surveillance d’établissements affiliés à un organe central sont effectuées par ce dernier.

La notification est effectuée dans les 15 jours suivant la nomination ou le renouvellement pour un établissement de crédit, une société de financement ou une entreprise d’investissement autres qu’une société de gestion de portefeuille et dans le mois pour un établissement de paiement ou de monnaie électronique.

Examen par l'ACPR

Pour les établissements de crédit, les sociétés de financement et les entreprises d’investissement autres que les sociétés de gestion de portefeuille, les services du SG ACPR pourront être amenés, après réception du dossier, à demander à l’entreprise des précisions ou des documents complémentaires.

Le dossier sera soumis à la décision de l’autorité compétente (ACPR ou BCE, selon les cas) et par la suite la décision prise sera notifiée. Si l’autorité envisage de s’opposer à une désignation ou un renouvellement, une procédure contradictoire préalable est mise en œuvre selon les modalités prévues par les textes applicables afin que l’établissement et la personne physique concernée puissent présenter leurs observations.

En cas de déclaration de l’absence de changement lors du renouvellement du membre de l’organe social, notifiée à l’ACPR, la non-opposition de celle-ci est présumée acquise dès la réception de la notification.

Délais d'instruction

Le délai d’instruction est de deux mois à compter de la réception du dossier complet. Pour les établissements prestataires de services d’investissement, ce délai est porté à trois mois, l’Autorité des marchés financiers (AMF) disposant d’un mois pour procéder à sa propre instruction.

Formulaires

Formulaire de nomination ou de renouvellement d’un dirigeant effectif ou d'un membre d’un organe de surveillance 

Questions / réponses

Aide au remplissage du formulaire

Quelle est la nature des validations/refus à déclarer ? (question 1 c) L'ensemble des validations et refus émis par des autorités étrangères hors MSU ainsi que l'ensemble des validations et refus émis par des autorités nationales compétentes du MSU avant l'entrée en vigueur du MSU doivent y figurer sans limitation temporelle.

La question 2b est elle réservée aux dirigeants effectifs ? Non, même si les réponses à cette question doivent être adaptées au rôle de la personne nommée. Par exemple, il n'est pas attendu que l'entité indique l’effectif placé sous la responsabilité de la personne si ce dernier n'est pas un dirigeant effectif.  Par contre, si l'administrateur nommé est par ailleurs nommé dans d'autres comités, ces informations doivent être indiquées dans cette rubrique.
Que doit on répondre à la question 2d pour un administrateur qui n'a pas de relation contractuelle avec l'entité ? Il convient de cocher "mandat social" pour les administrateurs.
Comment doit on répondre à la question 2d quand le mandataire social nommé est aussi un salarié du Groupe ? Les cases "salarié" et "mandat social" doivent toutes deux être cochées.
La participation aux comités exécutifs au sein de l'établissement, qui ne sont pas des organes sociaux, doit elle être mentionnée ? (question 2e) Il convient de lister l'ensemble des comités auxquels participe la personne nommée, y compris la participations au comité exécutif qui n'est en effet pas un organe social. Pour autant, l'ACPR a besoin de cette information pour connaître l'ensemble des fonctions exercées, au regard de la disponibilité de la personne nommée.
Pourquoi demander la description des mesures existantes pour assurer la continuité de direction en toute circonstance ? (question 2e) Cette question vise à déterminer si la personne désignée en qualité de dirigeant dispose bien des pouvoirs requis pour répondre au statut de dirigeant effectif.

Y a-t-il une prescription qui peut être appliquée aux faits devant être identifiés dans le cadre de la  section 3 ? Les faits, procédures, ou décisions de sanctions de nature administrative, civile ou pénale qui sont de nature à remettre en cause la capacité de la personne désignée à remplir son rôle sont à déclarer dans le questionnaire quelle que soit le temps écoulé depuis  l’infraction. En application de l'article L 500.1 du code monétaire et financier, une condamnation définitive pour certaines infractions limitativement énumérées fait obstacle à une nomination si elle a été commise dans les dix années antérieures. En dehors des incapacités prévues par cette disposition, l'autorité compétente apprécie le respect des conditions nécessaires à l'accès ou à l'exercice de l'activité. Ne sont pas à déclarer les condamnations ayant fait l'objet d'une amnistie. En cas de doute, les établissements peuvent se rapprocher des services de l'ACPR. Il est enfin à signaler que l'antériorité des faits reprochés est prise en compte dans le cadre de l'évaluation de l'impact sur l'honorabilité de la personne nommée.

Les questions concernent-elles uniquement la personne nommée ou aussi des sociétés où elles ont ou ont eu des responsabilités ? Est ce valable également pour les administrateurs indépendants ?

S'il faut remonter ces informations pour les sociétés dont une personne a été dirigeant, faut-il uniquement cibler les condamnations prononcées pour des faits ayant eu lieu au moment où le candidat était dirigeant ou actionnaire significatif de la société ? (question 3a)

 Les faits, procédures, ou décisions de sanctions de nature administrative, civile ou pénale qui sont de nature à remettre en cause la capacité de la personne désignée à remplir son rôle sont à déclarer dans le questionnaire quelle que soit le délai écoulé  depuis  l’infraction.  En application de l'article L 500.1 du code monétaire et financier, une condamnation définitive pour certaines infractions limitativement énumérées fait obstacle à une nomination si elle a été commise dans les dix années antérieures. En dehors des incapacités prévues par cette disposition, l'autorité compétente apprécie le respect des conditions nécessaires à l'accès ou à l'exercice de l'activité. Ne sont pas à déclarer les condamnations ayant fait l'objet d'une amnistie. En cas de doute, les établissements peuvent se rapprocher des services de l'ACPR.
Quelle est la nature des procédures civiles devant être déclarées dans la question 3a ? Le chapitre 8 des orientations de l'Autorité Bancaire Européenne EBA/GL/2017/12 précise  la nature des procédures devant faire l'objet d'une déclaration. Le paragraphe 77 précise notamment que pour les actions civiles en justice, elles doivent être déclarées dans la mesure où elles peuvent avoir une incidence significative sur la solidité financière du membre ou des entités détenues ou dirigées par le membre ou dans lesquelles le membre détient une participation significative.
Quelles sont les listes visées par la question 3f ? Cette question vise à vérifier si les personnes nommées se sont trouvées en situation d'insolvabilité  principalement dans le cadre de crédits personnels. Les listes auxquelles fait référence cette question peuvent être diverses selon les pays. Pour la France, le FICP correspond à ce type de liste.
Quelle est la signification du terme "organe de direction" repris dans la question 3i ? En fonction de la forme juridique de l'établissement, et de la structure choisie, il s'agit du conseil d'administration ou du conseil de surveillance ou de tout organe ayant des pouvoirs équivalents. Cette question vise à rassembler tous éléments sur la candidature de la personne concernée.

En quoi le motif de fin de contrat / mandat est-il pertinent dans la question 4b ? Les licenciements sont déjà prévus par ailleurs dans la section relative à l’honorabilité. Sauf à renseigner à chaque fois le fait qu'il s'agisse d'un changement de poste/arrivée du terme, il est difficile de comprendre quelle est la mention à porter. Les motifs de fin de contrat ou de mandat permettent de compléter la connaissance du parcours professionnel de l'intéressé.  L'ACPR souhaite prendre connaissance, en particulier, d'éventuelles révocations; au-delà de cet élément qui peut être particulièrement discriminant,  il est aussi appréciable de distinguer une démission d'un mandat qui arrive à l'échéance, d'un départ en retraite, d'un licenciement économique, d'une mutation, etc... et d'avoir connaissance des fréquences de changement.
La mention relative à la taille de l'entité dans laquelle les fonctions ont été exercées peut s'avérer plus ou moins difficile à reconstituer pour les candidats - quelle mention /précaution prendre concernant la compréhension de ces éléments par l'ACPR ? (question 4b) Il est attendu de la personne nommée qu'elle dispose d'une connaissance minimale du profil des sociétés dans lesquelles elle a occupé des fonctions antérieures, en indiquant par exemple la taille de bilan, le chiffres d'affaires, les effectifs, etc. Ces informations permettent de situer l'environnement professionnel ainsi que les responsabilités professionnelles de la personne concernée. L'absence de ces informations n'est pas un point bloquant mais peut donner lieu à un complément d'information le cas échéant au cours de l'instruction.
Les réponses à la question 4g, en l’absence de précision quant à la grille d’évaluation sont difficiles et très subjectives (deux administrateurs, en fonction de leur personnalité, peuvent avoir une appréhension différente de leur compétence pourtant similaire). Il faudrait préciser des seuils (quitte à les préciser en fonction de la complexité et de la taille de l'entreprise). Par ailleurs, elle ne devrait pas être remplie pour les administrateurs représentant les salariés dans la mesure où le collège non cadre est représenté par exemple. Comme toute autoévaluation, cette question peut donner lieu à des appréciations diverses de la part des intéressés. Néanmoins, ces indicateurs ne sont pas considérés isolément et sont analysés en relation avec les autres éléments d'information fournis dans le questionnaire. Elle permet également de déceler des incohérences, par exemple pour une personne qui déclarerait une expérience significative dans les domaines mentionnés alors qu'elle n'a jamais exercé sur des postes de direction ou dans un établissement bancaire ou financier. De la même façon, il y aurait matière à questionnement si un directeur général d'un groupe bancaire déclarait une expérience peu significative. Le tableau de l'annexe des orientations de l'ABE (GL 2017/12) peut être utilisé pour évaluer les compétences du candidat.

Question 5 a) et suivantes : s'attend-on à ce que les "conjoints, partenaires, concubins, enfants, parents ou toutes autres personnes partageant son logement" contribuent au questionnaire ?

Les sociétés dont le candidat a été actionnaire significatif sont-elles censées contribuer à cette partie du questionnaire ?

Qu'entend-on par "partenaires" ?

La réponse est  à établir avant tout sur la base des informations communiquées par le candidat. Il n'est pas demandé que l'entourage du candidat ou les sociétés dans lequelles il a exercé des activités contribuent au questionnaire.

Le partenaire s'entend ici dans le sens d'une personne qui serait engagée par un PACS ou dans un cadre de relation équivalent.
Quelle est la définition d'un "lien personnel" ? (question 5a) Un lien personnel vise des relations qui ne sont pas  d'ordre strictement professionnel et inclut des relations d'ordre amical ou familial. Suivant le guide de la BCE relatif à l'évaluation de la compétence et de l'honorabilité, un lien personnel étroit  comprend le conjoint, le partenaire enregistré, le concubin, l'enfant, le parent ou tout autre personne proche avec laquelle la personne nommée partage son logement.
Qu'entend-t-on par relation d'affaire "escomptée" ? (question 5b) La relation d'affaires escomptée implique que les opérations  entre le candidat et l'entité soient sérieusement envisagées sans nécessairement donner lieu à la signature d'actes contractuels engageant les parties.
Comment doit on considérer les relations d'affaires potentielles entre le candidat et les entités filiales au sein d'un groupe ? (question 5b) La question 5 b) impose de mentionner des relations d'affaires qui sont nouées entre la personne concernée et l'entité supervisée, la société mère de cette entité, et une des filiales de l'entité. Il appartient à l'entité supervisée et à la personne concernée d'apprécier si les relations nouées avec une autre entité  du groupe supervisée ou non sont susceptibles de constituer un potentiel conflit d'intérêt.
Les déclarations doivent elles être limitées aux situations ayant un impact "significatif" ? (questions 5b et 5d) Non, l'établissement doit déclarer toutes les relations d'affaires.  Si l'établissement juge un conflit d'intérêt  important, il doit mettre en place des mesures spécifiques.
Que signifie le  terme "indirectement" au regard des procédures engagées contre l’entité soumise à la surveillance prudentielle ? (question 5c) Le terme indirectement vise les procédures judiciaires qui peuvent être diligentées à l'encontre d'un établissement dans lequel la personne concernée exerçait un rôle exécutif ou non exécutif. Le superviseur évalue ensuite si la procédure engagée porte atteinte ou non à l'honorabilité du candidat.
Que signifie le terme "gestion courante" dans le cadre de la question 5 d) ? La gestion courante vise des opérations bancaires standards à des conditions de marché normales (tenues de compte, prêts à la consommation, épargne, assurance-vie …) en lien avec ses ressources financières. Sont considérés en principe sans importance: l’ensemble des prêts personnels garantis (tels que les hypothèques privées) accordés à un taux non préférentiel (c’est-à-dire aux conditions normales de marché de la banque concernée) qui sont performants ; tous les autres prêts performants à taux non préférentiel de moins de 200 000 euros, garantis ou non ; les participations actuelles ≤ 1 % ou les autres investissements d’une valeur équivalente.
A partir de quel seuil de détention /valeur d'investissement cela doit-il est pris en compte dans le cadre d'un conflit d'intérêt ? (question 5e)

Le Guide BCE Fit and Proper fournit des précisions. L'importance de l'intérêt financier dépend de la valeur financière que l'intérêt ou l'obligation représente par rapport aux ressources financières de la personne nommée.

Sont considérés en principe sans importance :
l’ensemble des prêts personnels garantis (tels que les hypothèques privées) accordés à un taux non préférentiel (c’est-à-dire aux conditions normales de marché de la banque concernée) qui sont performants ;

tous les autres prêts performants à taux non préférentiel de moins de 200 000 euros, garantis ou non ;
les participations actuelles ≤ 1 % ou les autres investissements d’une valeur équivalente.
Qu'entend-on par représenter de "quelque façon que ce soit" un actionnaire ? (question 5f) Le candidat doit indiquer s'il représente un actionnaire de l'entité, de sa société mère ou de ses filiales, étant précisé que la qualité de représentant permanent n'est pas le seul critère permettant de qualifier la représentation de l'actionnaire.
Comment peut on définir la notion d'"obligations financières significatives" ? (question 5g) Les obligations financières significatives sont à apprécier au cas par cas au regard des ressources financières de la personne considérée physique ou morale. Par principe, les prêts consentis aux conditions normales du marché d'un montant inférieur à 200 000 euros et les prêts immobiliers garantis consentis aux conditions normales du marché ne sont pas considérés comme significatifs.

Il est précisé (question 5g) que les prêts consentis aux conditions normales du marché inférieur à 200 000 euros et les prêts immobiliers garantis consentis normales du marché inférieur et les prêts immobiliers garantis consentis aux conditions normales du marché, ne sont pas considérés comme significatifs.
 

1. Faut-il raisonner prêt par prêt ou en cumul ? Sur le capital restant dû à la date du dépôt ou le capital d'origine ?

2. Si nous raisonnons sur la base du capital d'origine, faut-il sortir le prêt une fois le dernier remboursement réalisé ou le maintenir et si oui combien de temps ?

3. Quid d'un découvert autorisé ? Faut-il prendre le solde du découvert lors de la constitution du dossier ou le montant autorisé ?

Les éléments sont à fournir pour une opération donnée (par exemple, un financement immobilier comprenant plusieurs lignes de crédit)

L'appréciation de la situation individuelle de la personne concernée est faite en tenant compte des prêts ou de tout autre engagement détenu au moment de la nomination. Les prêts qui sont entièrement remboursés au moment de la nomination ne sont pas à mentionner. Le montant  d'un découvert autorisé est à mentionner s'il est significatif au regard de ses revenus.
Pourriez vous donner des exemples concrets de postes à force influence politique ? Qu'en est-il du conseiller municipal, adjoint au Maire, Maire ? (question 5h) Sont concernées par la notion de forte influence politique des personnes détenant des mandats électifs ou exerçant des fonctions exécutives en France ou à l'étranger. La liste des responsables publics (élus et agents publics) entrant dans le champ des obligations déclaratives prévues par les lois du 11 octobre 2013 relatives à la transparence de la vie publique peut servir de référence pour distinguer des cas de forte influence politique. Les responsabilités concernées peuvent être exercées au niveau local, national ou international. Une personne peut exercer une forte influence politique sans être un élu, par exemple le directeur de cabinet d'un ministre.

Pourquoi ramener la disponibilité en heures par semaine ? La fonction d'administrateur est par nature cyclique. (question 6a) La disponibilité s'examine à la fois en nombre d'heures par semaine et nombre de jours par an de manière à apprécier le temps consacré à la fonction globalement mais également pour s'assurer  que la personne nommée ne dépasse pas un nombre d'heures par semaine qui ne serait pas compatible avec une organisation du travail permettant d'assurer correctement ses fonctions.
La question 6 b) concerne-t-elle les demandes de dérogation pour un mandat supplémentaire ? Oui, cette question concerne les demandes de dérogation à la règle de non-cumul imposant de ne pas dépasser quatre mandats non exécutifs ou un mandat exécutif  et deux mandats non exécutif pour les établissements qui rentrent dans le champ d'application de cette règle.
Comment doit on évaluer le temps dévoué à chacune des fonctions/mandats exercés ? (question 6c) Le temps est à indiquer à la fois en heures par semaine et en jours par an. Le calcul du temps passé doit tenir compte du temps de préparation des réunions, du temps de déplacement, du temps de participation aux réunions et au suivi des questions examinées par les membres du conseil d'administration. En outre, les synergies entre les fonctions de direction ou de cumul de mandats au sein du même groupe doivent être indiquées et détaillées le cas échéant afin de justifier le temps total alloué à chacune des fonctions cumulées.
Comment doit on calculer le temps alloué en heures ? (question 6c) La base de calcul doit reposer sur une journée ouvrée de 10 heures par jour maximum. Sur une base annuelle, sur la base de 47 semaines travaillées par an, cela amène à 10*5*47 = 2 350 heures travaillées par an maximum.  

Comment doit on calculer le nombre de mandats à considérer dans l'exemple suivant ? (question 6e)

Exemple :

Société A, B et C sont des sociétés CRD4 soumises aux règles de cumul de mandats CRD4.

Le mandataire XX a 4 mandats :

  • Société A : administrateur + Directeur Général (au sein du Groupe)
  • Société B : membre du Conseil de Surveillance (au sein du Groupe)
  • Société C : administrateur (au sein du Groupe)
 Les orientations de l'Autorité Bancaire Européenne sur l’évaluation de l’aptitude des membres de l’organe de direction et des titulaires de postes clés (EBA GL 2017/12) précisent au paragraphe 50 que si une fonction de direction comporte simultanément des responsabilités exécutives et non exécutives, la fonction de direction devrait être prise en compte comme fonction de direction exécutive, Ainsi, dans l'exemple proposé, le candidat doit considérer qu'il occupe une seule fonction exécutive.

Qu'entend-on par "comment se situe la personne au regard de la compétence collective des autres membres de l'organe" ? Faut-il faire une comparaison des compétences de la personne par rapport aux autres membres du Conseil ? (question 7a) Il convient de résumer les compétences de la personne notamment par son expérience professionnelle et de mettre en avant les compétences qui viennent compléter celles des autres membres ou les compétences recherchées par l'organe social, notamment si l'établissement a identifié des insuffisances au regard de la compétence collective de l'organe de direction. L'organe social doit détenir, collectivement, toutes les compétences requises pour exercer sa mission.
La  contribution des représentants des salariés à la compétence collective des organes sociaux doit elle être évaluée par l'entité ? (question 7a) Il est nécessaire pour le superviseur de connaître le profil de l'ensemble des membres des conseils y compris des représentants des salariés. Les autorités de supervision sont conscientes des spécificités liées aux représentants des salariés et en tient compte lors de l’évaluation.
Comment l'entité peut évaluer l'apport des représentants des salariés au besoin de compétence collective de l'organe social ?  (question 7a) Lorsqu'ils sont dépourvus de compétences ou d'experiences significatives dans le secteur financier, les représentants des salariés peuvent néanmoins apporter une expertise pertinente au sein des organes sociaux (par exemple en expertise informatique, en relations sociales, ressources humaines...). Ces éléments doivent donc être mis en évidence dans l'analyse attendue dans le cadre de la réponse à la question 7 c) du questionnaire.
Comment les autorités de supervision évaluent la compétence et l'expérience des représentants des salariés au sein des organes sociaux, sachant que la nomination ces derniers est issue d'une obligation légale et que ces derniers peuvent ne pas satisfaire pleinement aux critères de compétence prévus dans les Guidelines EBA et l’ECB Guide, notamment au regard des seuils d'expérience mentionnés dans ce dernier) ? (question 7a) Comment les autorités de supervision  évaluent la compétence et l'expérience des représentants des salariés au sein des organes sociaux, sachant que la nomination ces derniers est issue d'une obligation légale et que ces derniers peuvent ne pas satisfaire pleinement aux critères de compétence prévus dans les Guidelines EBA et l’ECB Guide, notamment au regard des seuils d'expérience mentionnés dans ce dernier) ? (question 7a)

Le candidat doit il faire apparaître la fonction pour laquelle il fait l'objet d'une évaluation dans son CV, sachant que lors de la constitution de son dossier, il n'est pas forcément encore nommé à ce poste ? Oui il est souhaitable de faire apparaître sur le CV la fonction faisant l'objet d'une évaluation. Si le candidat n'est pas encore nommé officiellement à cette fonction lors de la constitution de son dossier, il peut faire figurer cette fonction sous le titre : "fonction envisagée" ou "sous réserve de nomination".
Le CV joint doit-il être impérativement daté et signé ? Le CV ne doit pas être obligatoirement daté et signé.

Quand démarre le délai de 15 jours pour la notification à l'ACPR des dossiers de nomination ou de renouvellement des représentants les salariés : à la date de leur élection ou à la date d’entrée en fonction ? L’article R. 612-29-3 (I) du code monétaire et financier dispose que «  la notification à l'Autorité de contrôle prudentiel et de résolution de la nomination ou du renouvellement des personnes physiques mentionnées au I et au II de l'article L. 612-23-1 est réalisée dans les quinze jours suivant leur nomination ou leur renouvellement. L'élection d'un membre d'organe de surveillance représentant les salariés entre dans les dispositions de l'article R.612-29-3 et doit donc s'y conformer. La nomination des salariés est acquise à compter de la décision de l'établissement officialisant les résultats des élections. La notification à l'ACPR doit donc intervenir dans les 15 jours suivant cette date et non à compter de la date de prise du mandat qui peut intervenir ultérieurement.
Quel est le point de départ à prendre en compte pour le délai de 15 jours de notification à l'ACPR dans le cas d'une nomination soumise à l'agrément d'un organe central (15 jours après nomination indépendamment de l'agrément délivré par l'organe central ou 15 jours après l'agrément par l'organe central) ? L’article R. 612-29-3 (I) du code monétaire et financier ne fait pas référence à la validation de la nomination par l'organe central.  Il appartient à l'établissement de déterminer, selon son propre processus de validation interne, à quel moment la nomination devient juridiquement effective qui marque le démarrage du délai de 15 jours pour la notification à l'ACPR.
Peut-on utiliser le modèle de lettre de déclaration d’absence de changement de situation pour le renouvellement d’un membre d’organe social pour un administrateur représentant les salariés sachant que sa nomination ne fait pas l'objet d'une délibération / PV du Conseil ? Oui, le modèle doit être utilisé en modifiant le cas échéant la formulation pour tenir compte le cas échéant du fait qu'il n'y a pas de délibération du Conseil.
L’instruction fait référence à l'absence de changement de situation depuis la « dernière notification ». Ne faudrait il pas plutôt faire référence à la « dernière nomination » afin de couvrir les renouvellements successifs ? La rédaction utilisée dans l'instruction est issue de celle du décret n°2016-1560 du 18 novembre 2016 portant simplification des procédures de notification de l’article R. 612-29-3 du code monétaire et financier. Il ne peut être dérogé à cette terminologie. L'ACPR précise que les termes de dernière nomination s'applique au dernier renouvellement.
Une lettre similaire de déclaration d’absence de changement pourrait-elle être prévue pour les dirigeants effectifs ? Le décret n°2016-1560 du 18 novembre 2016 portant simplification des procédures de notification de l’article R. 612-29-3 du code monétaire et financier ne prévoit pas de procédure de simplification pour les dirigeants effectifs.
Une fois le dossier déposé à l'ACPR, quand le partage a-t-il lieu avec la BCE ? La notification à la BCE  est réalisée dans les 5 jours ouvrés après réception du dossier par l'ACPR.
Le CV joint doit-il être impérativement daté et signé ? Le CV ne doit pas être obligatoirement daté et signé.

Mise à jour le 5 Janvier 2025